Agar 24 Jam Lebih Efektif

Kemampuan untuk membuat dan menjaga jadwal yang efisien dan efektif akan baik untuk produktivitas Anda, sekaligus akan menunjukkan bahwa Anda adalah tipe profesional yang bisa diandalkan, bertanggungjawab, dan bisa dipercaya. Hal-hal tersebut akan membawa Anda menjadi orang yang diperhitungkan dalam segala jalan karier Anda.

Saat membuat jadwal (scheduling), alat-alat pendukung tertentu, seperti PDA, komputer, ponsel pintar, atau sekadar buku agenda, tak terelakkan. Namun, tak akan ada gunanya pula jika Anda tak mengerti cara menggunakannya. Karenanya, sangat disarankan agar Anda mulai menggunakan alat-alat yang sebenarnya bisa membantu Anda menyusun jadwal tersebut. Terlepas dari alat-alat bantu tersebut, yang lebih penting adalah cara Anda menyusun jadwalnya, berikut tips yang bisa Anda lakukan untuk menyusun jadwal efektif:


Siapkan dan jelaskan tujuan Anda
Pastikan apa target Anda. Misalnya, untuk menghadapi rapat, siapkan dan catat apa saja yang ingin Anda gali dari rapat itu, termasuk pertanyaan-pertanyaan apa saja yang ingin Anda tanyakan di sana. Dengan melakukan hal ini sebelum rapat, maka Anda akan memiliki perkiraan waktu untuk menjadwalkan hal-hal lain setelah dan sebelum rapat. Saat Anda tiba di ruang rapat, sebelum memulainya, utarakan maksud dan tujuan Anda agar jelas arah jalan rapat tersebut dan tepat sasaran.

Selalu tepat waktu
Disadari atau tidak, namun kebiasaan jam "karet" sudah sangat melekat dengan kebanyakan masyarakat kita. Kebanyakan artinya bukan berarti seluruh masyarakat kita, dan selain itu sebenarnya masih bisa diubah jika Anda mau. Kebiasaan untuk tepat waktu sangat erat hubungannya dengan profesionalitas seseorang. Dalam hal ini, bukan berarti hanya datang tepat waktu saat berjanji untuk bertemu, tapi juga dalam hal tanggung jawab. Kemampuan untuk mengatur ketepatan waktu menunjukkan bahwa Anda mampu mengontrol jadwal Anda yang padat. Menunjukkan pula bahwa Anda menghormati waktu dan memperhatikan kepentingan dan keperluan orang lain, sehingga Anda mengharapkan sebaliknya dari yang bersangkutan. Jika Anda tahu bahwa jalanan Jakarta sudah tidak bisa lagi diperkirakan "jadwal" kemacetannya, ada baiknya Anda selalu berangkat lebih awal dari perkiraan.

Realistis
Waktu merupakan faktor utama dalam hal ini. Maka melakukan perkiraan tak realistis akan suatu jadwal, seperti menyisipkan rapat dengan divisi penjualan di tengah-tengah waktu Anda melakukan presentasi, amat tidak efektif. Anda harus bisa meluangkan waktu sejenak untuk memperkirakan kemungkinan-kemungkinan terburuk yang bisa saja terjadi. Jika jadwal terlalu padat, dan ada satu yang berlangsung lebih lama dari perkiraan, maka jadwal sisanya akan ikut mundur. Cobalah untuk mengatur jadwal secara realistis, bukan secara ideal. Buat estimasi waktu, lalu tambahkan waktu 10-20 persen waktu untuk perjalanan, atau rapat yang berlangsung lebih lama dari perkiraan, dan lainnya.

Konfirmasi ulang
Pertemuan atau jadwal yang melibatkan orang lain memang tidak terlalu bisa Anda kontrol. Siapa tahu orang yang Anda ajak bertemu tersebut tiba-tiba repot atau mendadak batal. Maka, daripada waktu Anda terbuang percuma karena datang ke tempat perjanjian tapi batal, akan lebih bermanfaat jika Anda mengirimkan konfirmasi terlebih dulu. Entah itu dengan mengirimkan e-mail atau dengan menelepon orang tersebut.

Tera ulang
Dalam bukunya, How to Organize (Just About) Everything, Peter Walsh menawarkan saran, "Tinjau ulang seberapa banyak jadwal yang sudah berhasil Anda laksanakan, khususnya yang berkaitan dengan janji. Jika jumlahnya lebih dari 50 persen, evaluasikan apakah agenda orang lain bisa mengganggu jadwal Anda." Ketika Anda terlalu sering bertemu dengan orang, Anda tak selalu bisa mengontrol keadaan. Anda juga tak bisa memperkirakan kapan bisa bekerja sendiri, dan tanpa gangguan dari orang lain. Entah itu di pagi hari atau di sore hari. Jadwal tersebut harus diketahui dengan pasti.

Ambil alih
Sebagai seorang individu, Anda memiliki "klien-klien" yang tak hanya di bidang bisnis. Anda juga harus mampu menyisihkan waktu untuk keluarga, pasangan, teman-teman, dan lainnya. Karenanya kadang waktu 24 jam terasa kurang. Tetapi kadang, ketika Anda sedang rapat dengan kolega atau atasan, obrolannya melebar ke hal-hal yang lain, waktu pun terbuang percuma. Ketika ini terjadi, cobalah dengan sopan minta undur diri, jelaskan alasan bahwa Anda sudah ada rencana lain. Potong obrolan yang tak terlalu penting untuk urusan pekerjaan, untuk sama-sama menggunakan waktu yang tersisa dengan kegiatan lain yang bermanfaat.

Menyusun jadwal yang efektif bisa membantu Anda untuk memanfaatkan waktu 24 jam dalam sehari lebih maksimal, dan lebih produktif. Ketika Anda menemukan ada hari-hari yang terasa lebih cepat dari biasanya, atau ada yang berjalan lebih lambat dari biasanya, maka sudah bisa dipastikan Anda membutuhkan penjadwalan yang lebih efektif.